Zo verzamel je de juiste informatie tijdens een briefing (template)

We kennen ze allemaal: briefings. Of ze nu kort, lang, bondig of heel uitgebreid en volledig zijn: je krijgt nooit de informatie aangeleverd op de manier zoals jij het wenst. Waardoor je na afloop uren van je kostbare tijd aan het verspillen bent aan het achterhalen van de vraag achter de vraag.

Met 4 concrete vragen kun je dat probleem oplossen. We hebben ze hieronder voor je opgeschreven. Zo worden die ongestructureerde briefings met je leidinggevende ineens een heel stuk prettiger.

1. Wat is het doel van de opdracht?

Het doel van de opdracht achterhalen is veelal gemakkelijk. In vage bewoording en met veel extra’s weet je manager of opdrachtgever veelal te formuleren wat de daadwerkelijke vraag is.

Zo werk je toe naar een reputatie als ‘partner’ in plaats van ‘onderschikte’. Een rol die jij natuurlijk graag wil hebben.

Maar wat onbelangrijk lijkt kan zomaar cruciaal zijn, en vice versa. Daarom is het van belang om bij krijgen van antwoorden goed te luisteren. De volgende gesprekstechnieken helpen daarbij.

• ANNA: Altijd Navragen, Nooit Aannemen
• NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander
• OMA: Houd Oordelen, Meningen en Adviezen voor je
• LSD: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen

Probeer tot slot de de algehele conclusie te vormen in één zin. Voorkom dat het geheel op meerdere manieren te interpreteren is en dat jouw oplossingen later niet blijken te passen. Houd het daarom simpel en gefocust.

2. Wat zijn de uitdagingen?

Met het werk dat je doet los je problemen op. En zoals waarschijnlijk pijnlijk duidelijk is geworden, is een probleem bij een startup zelden met één rechtlijnige oplossing verholpen.

Om erachter te komen waar de uitdagingen zich bevinden, zijn er een aantal vragen die je kunt gebruiken. Of je nu als financial controller de opdracht krijgt om een standaard maandrapportage te bouwen of als programmeur een nieuwe landingspagina: om erachter te komen waar het probleem zit, helpen ANNA, NIVEA, OMA en LSD je ook bij het krijgen van antwoorden op deze vragen.

• Voor wie lossen we een probleem op met dit werk?
• Waarom is dit werk belangrijk voor ze?
• Wat moet dit werk communiceren?
• Hoe moet de doelgroep zich voelen hierna?

Krijg je teveel antwoorden terug, definieer dan samen met je gesprekspartner de verhoudingen en prioriteiten. Door dat te doen, toon je direct je waarde en werk je toe naar een reputatie als ‘partner’ in plaats van ‘onderschikte’. Een rol die jij natuurlijk graag wil hebben.

Verder geldt voor het antwoord op al deze vragen: het echte probleem zit erachter. Een slimme manier om dit te ondervangen is het creëren van restricties. Vragen die zorgen voor restrictie zijn altijd gesloten en beginnen met “is dat het enige..”. Voorbeelden daarvan zijn bijvoorbeeld:

• Is dat het enige scenario waarin dat voor komt?
• Is dat de enige doelgroep die we willen bereiken?
• Is dat het enige doel doel dat telt?

Je dwingt met deze vragen je gesprekspartner een keuze te maken.

3. Welke data en informatie is er beschikbaar?

Over het algemeen zul je als vakinhoudelijk specialist meer kennis hebben op de casus dan de leidinggevende die jou een briefing geeft. Toch gebeurt het soms dat jouw leidinggevende over databronnen en conclusies beschikt die je niet zelf voor handen hebt. Het is daarom verstandig om altijd te vragen of er informatie voor handen is, al zou jouw leidinggevende daar natuurlijk eigenlijk zelf mee moeten komen voordat jij erom vraagt.

4. Welke middelen zijn er beschikbaar?

De meeste van jullie hebben waarschijnlijk het gevoel dat je klaar bent om iets te gaan doen, toch? Nou, het is nog geen tijd. Waarom? Omdat er veel te veel mogelijke oplossingen zijn om binnen een beperkt tijdsbestek te verkennen. Dus nu komt de concrete vraag: Welke middelen zijn er beschikbaar?

In mijn vak als marketing strateeg moet ik voor onze klanten oplossingen bedenken die ervoor zorgen dat er meer gebruikers komen op de platforms van onze klanten. Daar kan ik een dag aan besteden, maar ook een week en een maand. Het helpt mij daarom als ik van onze klanten te horen krijg hoeveel budget er beschikbaar is.

Doe ditzelfde ook bij je leidinggevende. Door concrete vragen te stellen weet je wat er wel en niet kan. Een goed voorbeeld daarbij is het maken van een video-animatie. Dat kan in een dag met behulp van Shutterstock. Maar een video van precies dezelfde lengte kan ook 2 maanden productietijd hebben wanneer deze helemaal vanaf 0 gemaakt wordt.

5. Hoe ziet succes eruit?

Tot slot wil je natuurlijk weten wanneer de champagne open kan. De makkelijkste manier om dat voor elkaar te krijgen is door de vraag gewoon open op tafel te gooien. Je zult merken dat ook daarbij ANNA, NIVEA, OMA en LSD je goed van pas gaan komen.